يواجه المدراء والقادة تحدياً أثناء إداراتهم للاجتماعات -سواء كانت افتراضية أم مباشرة- يتمثل في دمج ومشاركة جميع الموظفين داخل اجتماع العمل، والحرص على جعل الاجتماع أكثر شمولًا، وضمان جودة التواصل بين جميع الأطراف، ورغم سعيهم لتحقيق ذلك، إلا أنه في بعض الأحيان لا تقدم الاجتماعات فرصًا للجميع، مما يؤثر سلبًا على الروح المعنوية داخل بيئة العمل ويضر بتماسك الفريق.
وأحد عوامل نجاح إدارة الاجتماعات هو شعور الموظفين بالاندماج، وتوفير فرصة للاحتكاك بين جميع الأفراد بمختلف درجات خبراتهم، مما يسمح لتبادل الخبرات والتجارب ومن ثم تطوير التواصل بين أعضاء الفريق وتحسين جودة العمل.
ويعرض الجدول التالي أربعة استراتيجيات واضحة يمكن للقادة أو أي مشارك في الاجتماع استخدامها لجعل الاجتماعات أكثر شمولاً:
|
استراتيجيات تُحسن التواصل خلال اجتماعات العمل |
|
|
الاستراتيجية |
الشرح |
|
1- المقدمة |
- يمكن توظيف المقدمات الإبداعية في الاجتماعات من خلال أسئلة سريعة أو توفير مشاركات قصيرة لكسر الجمود، على سبيل المثال؛ يمكن سؤال الفريق عن الأهداف المستقبلية، أو الإنجازات التي يفتخرون بها، أو هواياتهم وغيرها، وسيكون التفاعل على هذا النوع من الأسئلة هو وسيلة لبناء علاقات أقوى بين أعضاء الفريق داخل العمل. |
|
2- تقنية روبن للعصف الذهني |
- تمنح هذه الطريقة كل من يشارك في الاجتماع فرصة متساوية للتفكير الحر وتوليد الأفكار حول مشكلة معينة دون أي قيود، ويمكن تنفيذها بأن يطلب قائد الاجتماع من كل شخص تقديم ملاحظات موجزة حول الموضوع المطروح في أدوار محددة. - ومن الواضح أن هذا لن يكون عمليًا للاجتماعات الكبيرة، ولكن طالما أن المجموعة صغيرة إلى متوسطة الحجم، يمكن أن تكون استراتيجية فعالة في محاولة تحقيق التوازن. |
|
3- تدوين الأفكار |
- وتساعد هذه الطريقة المشاركين في تكوين أفكارهم المستقلة دون التأثر بآراء الآخرين، وبمجرد أن يقوم المشاركون بتدوين أفكارهم الخاصة، يمكن لكل شخص عرض فكرة واحدة شفهيًا وترك فرصة للآخرين لعرض أفكارهم. - وبهذا حتى إذا تحول الاجتماع إلى مناقشة مفتوحة في أي مرحلة، يمكن لمن يدير الاجتماع حينها جمع وتوثيق أفكار الجميع للنظر فيها بعد ذلك. |
|
4- الختام |
- من المهم أن يترك المشاركين الاجتماع ولديهم شعور بالشمول والدعم والحيوية، بدلًا من شعورهم بالتجاهل واليأس، لذا يُنصح بالاعتراف بالأفكار الإيجابية المعروضة على مدار الاجتماع خاصة من المشاركين الأكثر هدوءًا حتى يشعروا بأن أفكارهم وصلت بشكل صحيح. - وتعمل هذه الاستراتيجية على تشجيع الاعتراف بالأفكار الإبداعية والابتكارية بين جميع أفراد الشركة وليس فقط خلال الاجتماع، مما يساهم في اكتشاف العديد من طرق التواصل الفعالة ويضع اللبنات الأساسية لبناء العلاقات داخل الفريق. |
المصدر: فوربس
التعليقات {{getCommentCount()}}
كن أول من يعلق على الخبر
رد{{comment.DisplayName}} على {{getCommenterName(comment.ParentThreadID)}}
{{comment.DisplayName}}
{{comment.ElapsedTime}}