4 طرق تشجع الموظفين على المشاركة خلال اجتماعات العمل

استراتيجيات تُحسن التواصل خلال اجتماعات العمل

الاستراتيجية

الشرح

1- المقدمة

- يمكن توظيف المقدمات الإبداعية في الاجتماعات من خلال أسئلة سريعة أو توفير مشاركات قصيرة لكسر الجمود، على سبيل المثال؛ يمكن سؤال الفريق عن الأهداف المستقبلية، أو الإنجازات التي يفتخرون بها، أو هواياتهم وغيرها، وسيكون التفاعل على هذا النوع من الأسئلة هو وسيلة لبناء علاقات أقوى بين أعضاء الفريق داخل العمل.
 

2- تقنية روبن للعصف الذهني

- عادةً تسيطر المقاطعات والأصوات العالية على بعض الاجتماعات خاصة ذات الأعداد الكبيرة، مما يحرم بعض الأشخاص من مشاركة وجهات نظرهم أو التفاعل داخل الاجتماع، وهنا يأتي دور تقنية "روبن للعصف الذهني".
 

- تمنح هذه الطريقة كل من يشارك في الاجتماع فرصة متساوية للتفكير الحر وتوليد الأفكار حول مشكلة معينة دون أي قيود، ويمكن تنفيذها بأن يطلب قائد الاجتماع من كل شخص تقديم ملاحظات موجزة حول الموضوع المطروح في أدوار محددة.
 

- ومن الواضح أن هذا لن يكون عمليًا للاجتماعات الكبيرة، ولكن طالما أن المجموعة صغيرة إلى متوسطة الحجم، يمكن أن تكون استراتيجية فعالة في محاولة تحقيق التوازن.
 

3- تدوين الأفكار

- من المفيد أن يطلب من يدير الاجتماع من المشاركين توثيق أفكارهم قبل التحدث، مما يفتح مجالًا لمساهمة أكبر عدد من الأفراد، هذا الأمر يستغرق بضع دقائق فقط، ولكنه يوفر وقتاً ويحقق المساواة بين الجميع.
 

- وتساعد هذه الطريقة المشاركين في تكوين أفكارهم المستقلة دون التأثر بآراء الآخرين، وبمجرد أن يقوم المشاركون بتدوين أفكارهم الخاصة، يمكن لكل شخص عرض فكرة واحدة شفهيًا وترك فرصة للآخرين لعرض أفكارهم.
 

- وبهذا حتى إذا تحول الاجتماع إلى مناقشة مفتوحة في أي مرحلة، يمكن  لمن يدير الاجتماع حينها جمع وتوثيق أفكار الجميع للنظر فيها بعد ذلك.
 

4- الختام

- من المهم أن يترك المشاركين الاجتماع ولديهم شعور بالشمول والدعم والحيوية، بدلًا من شعورهم بالتجاهل واليأس، لذا يُنصح بالاعتراف بالأفكار الإيجابية المعروضة على مدار الاجتماع خاصة من المشاركين الأكثر هدوءًا حتى يشعروا بأن أفكارهم وصلت بشكل صحيح.
 

- وتعمل هذه الاستراتيجية على تشجيع الاعتراف بالأفكار الإبداعية والابتكارية بين جميع أفراد الشركة وليس فقط خلال الاجتماع، مما يساهم في اكتشاف العديد من طرق التواصل الفعالة ويضع اللبنات الأساسية لبناء العلاقات داخل الفريق.