مع اقتراب عودة الموظفين للمكتب .. 5 تغييرات يجب تفعليها في بيئة العمل الجديدة

التغييرات المطلوبة في بيئة العمل الجديدة

التغيير

الشرح

تصميم المكتب بما يسمح بالتواصل بين الموظفين

تشير الاستطلاعات إلى أن الأفراد يريدون مواصلة العمل من المنزل للتركيز وإنجاز المهام الفردية، لذلك فإن الأيام التي سيعملون فيها من المكتب ستكون مخصصة للعصف الذهني والتواصل الاجتماعي.

وترى "يوسف" أن المكتب لا بد له أن يحتوي على مساحة للتجمع والمشاركة الاجتماعية وليس فقط للعمل، ولتطبيق ذلك لا بد أن تضم بيئة العمل ساحات لتناول الطعام ومساحات للاجتماعات غير الرسمية.

دعم المعينين الجدد

يفضل الموظفون القيام بمزيد من العمل التعاوني خلال أوقات العمل بدوام كامل عن بعد استنادًا إلى العلاقة القائمة بينهما منذ فترة طويلة (أي قبل الوباء حينما كان هناك تواصل مباشر بين الموظفين في المكتب).

ولذلك فإن هذا النهج يجعل من الصعب على الموظفين الجدد التعرف على أشخاص آخرين، ولهذا توصي "يوسف" المنظمات بإيجاد طرق لإعداد اجتماعات وجلسات عمل مقصودة افتراضيًا أو شخصية للموظفين الجدد.

وقد يعني ذلك استخدام مساحة المكتب لاستضافة الاجتماعات والفعاليات، والتي يمكن أن تساعد على تشجيع التفاعلات العفوية وحل بعض المخاوف التي تشير إلى أن العمل عن بعد يخنق التعاون.

 استخدام الأدوات الصحيحة للتواصل 

استخدام الكثير من أدوات التواصل قد يزيد الإرباك لذلك وجهت بإجراء تدقيق لما يستخدمه الموظفون، ومع انتقال بعضهم للعمل من المكتب مرة أخرى، سيظل التعاون الافتراضي مهمًا للفرق التي تواصل العمل عن بعد.

 تحسين جودة الاجتماعات الافتراضية

من الممكن تنفيذ ذلك عبر تجهيز المكاتب بالتكنولوجيا لعقد اجتماعات يمكن أن تستوعب الموظفين في مواقع مختلفة.

إذ إنه حتى في حال عودة جميع الموظفين للعمل من المكتب فإن بعض غرف الاجتماعات لن تكن مجهزة لاستيعاب كافة الموظفين، ولكن إذا كانت غرفة الاجتماعات تضم كاميرا عالية الجودة تلتقط الغرفة بأكملها فقد يشعر الموظف الذي يعمل عن بعد كما لو أنه في غرفة الاجتماعات.

كما يجب أن تكون شاشات العرض في غرفة الاجتماعات الفعلية كبيرة بما يكفي حتى يتمكن الحاضرون افتراضيًا من الاطلاع على مواد العرض، ولإحداث تناغم عند الإدلاء بتعليقات بين الموظفين الحاضرين والذين يتابعون الاجتماع افتراضيًا.

 تعيين حدود فاصلة أوضح للعمل

كشفت دراسة عن انخفاض متوسط الوقت الذي يقضيه الموظفون في الاجتماعات أثناء الوباء بمقدار خمس دقائق، وذلك من مستوى 113 دقيقة يوميًا إلى 108 دقائق الآن.

ومع ذلك زاد مقدار الوقت الذي يقضيه الأشخاص في الاتصال كل يوم عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية أو عبر الجوال بمقدار كبير، كما زادت رسائل البريد الإلكتروني المرسلة في عطلات نهاية الأسبوع.

لذلك يتعين على أصحاب العمل إعادة تحديد تلك الفواصل وإبلاغ الموظفين عن الأوقات الفعلية للعمل.