18 نصيحة واستراتيجية لإدارة الوقت لإنجاز أعمالك

في عالمنا اليوم، تقاطعنا باستمرار الإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية. حتى أصبح من المستحيل التركيز على ما يهم حقًا.

ما هي إدارة الوقت؟

يُقصد بإدارة الوقت أي إدارة عملك للتأكد من أنك تقضي وقتك بوعي وبفعالية قدر الإمكان. يمكن أن تؤدي إلى زيادة الإنتاجية، ولكن الميزة الأكبر هي القدرة على تحديد أولويات يومك بشكل أفضل حتى تتمكن من توفير مساحة للراحة والعناية بالنفس.

أولًا: 6 استراتيجيات لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية

1- التأطير الزمني (Timeboxing)

 هي استراتيجية موجهة نحو الهدف حيث يتم إنجاز العمل ضمن "أُطر زمنية". حيث تساعدك على تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر، ثم إكمالها في فترة زمنية معقولة. يجب أن يكون لكل مهمة إطار زمني خاص بها لا يدوم أكثر من ثلاث ساعات.

2- تقسيم الوقت إلى فترات زمنية (Time blocking)

- تُشبه هذه الاستراتيجية سابقتها، ولكن بدلاً من جدولة وقت محدد لكل مهمة على حدة، سوف تتدرب على تقسيم فترات محددة من التقويم الخاص بك للمهام المتشابهة.

- ابدأ بتحديد أولوياتك اليومية أو الأسبوعية. بعد ذلك، جَمِّعِ المهام المتشابهة بحيث يمكنك العمل عليها في وقت واحد.

3- تقنية الطماطم (Pomodoro method)

- تساعدك تقنية الطماطم على التعامل مع العمل في أطر زمنية قصيرة ثم أخذ فترات راحة بين جلسات العمل. وهي استراتيجية مفيدة لأنها تشجع فترات الراحة المنتظمة، للتحفيز الذاتي - ومفيدة لعقلك.

- استخدم مؤقت (STOPWATCH) وقائمة مهام ذات أولوية وميزة "غفوة" في إشعاراتك على الهاتف. ابدأ بضبط عداد الوقت لمدة 25 دقيقة، وحاول قضاء هذا الوقت في العمل على مهمة. ثم، بمجرد انتهاء الوقت، خذ استراحة لمدة خمس دقائق.

4- التهمِ الضفدع (Eat the Frog)

- لمارك توين مقولة طريفة مفادها، "إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح".

- تشجعك استراتيجية "التهام الضفدع" على التعامل مع المهام الكبيرة أو المعقدة أولاً قبل العمل على المهام الأقل أهمية.

5- مبدأ باريتو (Pareto principle)

- مبدأ باريتو هو عكس طريقة "التهام الضفدع"، حيث تشجعك هذه الاستراتيجية على إنجاز المهام البسيطة والسريعة أولًا، حتى تشعر بمزيد من الإنجاز والتحفيز مع نهاية يومك.

- غالبًا ما يُطلق على مبدأ باريتو "قاعدة 80/20" قاعدة أساسية واحدة: تقضي 20% من وقتك في إنجاز 80% من عملك. وهكذا تتفرغ لمعالجة 20٪ من عملك الذي سيستغرق 80% من وقتك.

6- مبدأ إنجاز الأمور (Getting Things Done GTD))

- الخطوة الأولى لإنجاز الأمور هي تدوين كل ما تحتاج إلى القيام به. من خلال تحرير قوة العقل والاعتماد بدلاً من ذلك على أدوات إدارة المهام، يمكنك التركيز على اتخاذ الإجراءات بدلًا من تذكر ما عليك القيام به.

- ضع كل مهامك القادمة في مكان واحد. وبعد ذلك، بمجرد كتابة كل ما تحتاج إلى القيام به، رتب عملك وحدّد أولوياته.

ثانيًا: 6 نصائح لإدارة الوقت لإنجاز المزيد

1- اربط الأعمال اليومية بالأهداف

- أفضل طريقة لتنسيق العمل والأولويات عبر جميع مستويات مؤسستك هي باستخدام أداة إدارة العمل. حيث يمكنك ربط العمل اليومي ومشاريع الفريق بأهداف الشركة.

2- حدّد أولوياتك ونظّم عملك

- يشعر الموظفون بالإرهاق بسبب عدم وضوح المهام والأدوار. يمكن أن تساعد معرفة المهام في تقليل هذا الشعور وزيادة الثقة بأنك تعمل على المهام الصحيحة كل يوم.

3- خطّط مسبقًا في نهاية كل يوم

- بدلًا من محاولة اكتشاف ما يجب أن تفعله في الصباح، اقضِ الخمس دقائق الأخيرة من كل يوم في التخطيط لليوم التالي. يمكن أن يزيد هذا من الحافز لأنك تعرف بالضبط ما تفعله كل يوم.

4- قل "لا"

- ليس من السهل دائمًا قول "لا" للعمل - ولكن من المفيد توضيح أنك تقول "لا" لأن العمل لا يتماشى مع أولوياتك الحالية.

- تحديد الأولويات لنفسك - ومشاركة تلك الأولويات مع أعضاء فريقك - يمكن أن يمنح الجميع مزيدًا من الوضوح.

5- راجع مهامك

- خذ بعض الوقت للنظر في المهام التي التزمت بها منذ فترة وما زلت تعمل عليها. هل هناك أي مهمة موجودة حاليًا على جدول أعمالك لم تعد متوافقة مع أهداف فريقك؟

- عندما تجد هذه المهام، فكر إذا كان يمكنك تأجيلها أو على الأقل تفويضها لموظف آخر حتى تتفرغ للأعمال الأهم.

6- تخلص من المهام المكتوبة بخط اليد، واستخدم أداة

- حان الوقت للترقية إلى أداة عبر الإنترنت. بقدر ما يمكن أن يكون تدوين الملاحظات يدويًا مرضيًا، فإن قوائم المهام المكتوبة غير منظمة وعرضة للأخطاء وغير فعالة.

ثالثًا: 6 مكاسب سريعة لإدارة الوقت

تُعتبر الاستراتيجيات والنصائح لإدارة الوقت مفيدة - ولكنها تستغرق بعض الوقت. جرّب هذه المكاسب السريعة لتحسين إدارة وقتك الآن.

1- غفوة الإخطارات

- ننتقل باستمرار بين التطبيقات والإشعارات والمهام. هذا هو السبب في أنه من الصعب التركيز على المهمة الحالية والدخول في حالة تدفق جيد، مما يعني أن العمل يستغرق وقتًا أطول.

- أوقف تشغيل الإشعارات أو استخدم خاصية "الرجاء عدم الإزعاج" لتعطيل الإشعارات مؤقتًا مع إعلام فريقك بأنك ستعود إليهم لاحقًا. بهذه الطريقة، يمكنك التركيز في عملك.

2- نظِّم مساحتك المادية

خذ استراحة سريعة لمدة خمس دقائق لتنظيم مكتبك. تخلص من أي أوراق لم تعد ضرورية، وجَمِّعْ كتبك في صف أنيق. عندما تعود إلى العمل، ستجد أنه من الأسهل التركيز.

3- تجميع المهام المشابهة

- جمّع المهام المتشابهة لنفس المشروع، في نفس الفترة الزمنية. عندما تفعل ذلك، ستقضي وقتًا أقل في تبديل السياق ووقتًا أكثر للتركيز على إنجاز الأعمال عالية التأثير.

4- انجز المهام السريعة بين الاجتماعات

- قد يكون لديك بعض المهام اليومية السريعة. احفظ هذه المهام في المقدمة ولا تنجزها على الفور بل انجزها في الدقائق الخمس بين الاجتماعات أو العشر دقائق بعد الغداء مباشرة. وبهذا لن تستهلك طاقة ذهنية قيّمة تحتاجها لعمل أكثر تعقيدًا.

5- توقف عن محاولة تعدد المهام

- عندما تحاول القيام بمهام متعددة، فإنك في الواقع تجبر عقلك على التبديل بسرعة بين المهام. في كل مرة تقوم فيها بالتبديل بين العمل، يحتاج عقلك إلى العثور على المعلومات والسياق لهذه المهمة وهذا يستنفد عقلك.

- بدلًا من ذلك ركز على مهمة واحدة في كل مرة، عندما تكون شديد التركيز ستنجز المزيد من العمل بكفاءة أكبر.

6- خذ فترات راحة

- من أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لتحسين إدارة الوقت هو أخذ قسط من الراحة. لأن عقلك يحتاج إلى وقت للراحة وإعادة الشحن. إذا كنت مرهقًا، فلن تكون قادرًا على إنجاز أي شيء، ناهيك عن إنجاز أهم أعمالك.

المصدر: موقع أسانا Asana