توصيات لا غنى عنها لتحسين إدارة العقود في شركتك

نصائح لتحسين آلية إدارة العقود في شركتك

تحديد الأهداف من البداية

- إن تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية في تقييم نجاح العقد لن يكون مفيدًا بعد انتهائه فحسب، بل سيعطي أيضًا بعض الإرشادات أثناء صياغته.

- لأنه من خلال وضع هذه المقاييس المحدّدة، يمكن لفريق العمل أن يكون لديه فهم أفضل للأهداف التي تسعى الشركة إلى تحقيقها.

- يُشكل تحديد هذه الأهداف والقيم بنود العقد واللغة المُستخدمة والشروط والأحكام المُدرجة.

إنشاء قوالب مُعدَّة مسبقًا لاستخدامها في المستقبل

- يتم الاستعانة بمستندات عقد مماثلة، إن لم تكن هي نفسها، عدة مرات.

- سواء كان ذلك نموذج توظيف لموظف جديد، أو عقد شراء لنفس النوع من الخدمة، فمن المحتمل أن تستخدم الشركة هذه العقود نفسها مرارًا وتكرارًا.

- بدلاً من الاضطرار إلى القيام بكل شيء من الصفر في كل مرة تحتاج الشركة فيها إلى عقد جديد، يُوصى بإنشاء بعض القوالب المُعدة مسبقًا لتبسيط عملياتها.

- بمساعدة فريق الشركة القانوني، يمكن إنشاء قوالب لأنواع العقود التي تستخدمها أكثر من غيرها.

- ومن ثمَّ، عندما يحين الوقت، كل ما تحتاج إلى إضافته هو بعض التفاصيل والتعديلات الطفيفة.

التعاون ثم التعاون

- من المعروف أن إدارة العقود ليست وظيفة تقتصر على شخص واحد.

- لذا يجب اطلاع أعضاء الفريق المعنيين على عقود الشركة، وتبادل الملاحظات والآراء باستمرار.

- إن إبقاء فريق العمل على اطلاع دائم بحالة العقد أثناء تلقي ملاحظاتهم خلال مرحلة إنشاء العقد سيوفر الكثير من الوقت لاحقًا في مرحلة الموافقة.

- لقد ثبتت فوائد التعاون في شتى مجالات العمل، ولكن يجب عد التقليل من أهميتها عند صياغة العقود أيضًا.

التخطيط مسبقًا – وضع قابلية التوسع في الاعتبار

- من الأهمية بمكان عند إنشاء العقد، عدم التفكير فقط في احتياجات الشركة في ذلك الوقت، خاصة إذا كانت الشركة تعمل على مشروع كبير أو متطور.

- إذ إن التفكير في كيفية نمو المشروع قد يوفر الكثير من المال على المدى البعيد من حيث العقود.

- من أفضل الممارسات عندما يتعلق الأمر بإدارة العقود مراعاة النظرة طويلة الأجل لاحتياجات الشركة وقدراتها.

- يجب أن تتناول هذه الخطط التغييرات التي قد تواجهها الشركة وما مدى تأثيرها على العقود الحالية.

- يشير مصطلح "اتساع نطاق العمل"، وهو مصطلح شائع في إدارة العقود، إلى الحالة التي تحتاج فيها الشركة إلى توسيع نطاق العمل الذي يتعين القيام به وغير المصرح به بموجب النطاق المتفق عليه في العقد الأصلي.

- الأمر الذي يمكن أن يضر بكفاءة المشروع إذ سيتعين وضع مبادئ توجيهية جديدة.

- يمكن تجنب التعامل مع اتساع النطاق من خلال التفكير في كيفية توسيع نطاق العقد في المستقبل وربما التكيف مع نطاق أوسع.