4 خطوات أساسية تجعل الشركات مربحة

يعتمد نجاح الشركات بشكل كبير على مؤشرات الأداء الرئيسية، وهي عبارة عن مجموعة من المؤشرات القابلة للقياس الكمي التي تستخدمها الشركات لتقييم أدائها، واتخاذ القرارات المناسبة بشأن تحسين الأداء، والقيام بالعمل بشكل أكثر فاعلية.

وقد ابتكر المهندس والخبير الإحصائي الأمريكي الراحل ويليام إدواردز ديمنغ نهجاً لتحسين الأعمال، يُعرف باسم "دورة ديمنغ"، والتي استخدمها القادة في كل جانب من جوانب الأعمال منذ أن أصبحت نهجاً شائعاً.

وتتكون "دورة ديمنغ" من أربعة أجزاء أساسية هي:

أولاً: التخطيط

- في هذه الخطوة يتم التحقق من الوضع الحالي، من أجل فهم طبيعة المشكلة التي يجب إيجاد حل لها، ومن المهم وضع خطة للعمل على أساسها، وتحديد النتائج المرجوة.
 

ثانياً: التنفيذ

- تتمثل الخطوة الثانية في تنفيذ الاستراتيجية الموضوعة.
 

- تركز "دورة ديمنغ" على التغييرات الصغيرة التي تساعد على تحسين العمليات، بأقل قدر من الاضطرابات التي قد تؤثر على المؤسسة، في حالة عدم نجاح الحلول المنفذة.
 

ثالثاً: التحقق
 

- بعد خطوة تنفيذ الاستراتيجية تأتي خطوة التحقق ورصد تأثير تنفيذها، والنتائج التي تم تحقيقها، ومقارنة نتائج العملية القديمة بنتائج العملية الجديدة، لمعرفة ما إذا كان هناك تحسن أم تراجع.
 

- تساعد هذه الخطوة على إجراء تحسينات بناءً على النتائج.
 

رابعاً: اتخاذ إجراء
 

- في هذه الخطوة يتم التوصل إلى قرار بشأن ما إذا كانت العملية الجديدة أفضل أم أسوأ من المعايير القديمة، فإذا كانت أفضل تصبح هي المعيار الجديد المُستخدم، إما إذا كانت أسوأ يتم الرجوع إلى العملية القديمة.

التحسين المستمر خلال "دورة ديمنغ"
 

- تتيح الخطوات الأربع في "دورة ديمنغ" إمكانية التحسين المستمر لجميع جوانب العمل، ويمكن تطبيق هذا النهج مراراً وتكراراً، وأخذ مقترحات أعضاء الفريق على محمل الجد واختبارها.

- تساعد هذه الاستراتيجية على مواصلة التحسين، وتجنب حالة الركود، لكن من المهم أن تكون هناك معايير ومقاييس واضحة يمكن الرجوع إليها لمعرفة وضع الشركة وأين تقف.

- ينجح نهج "دورة ديمنغ" عندما يتم التركيز على مقاييس واضحة لتقييم الأداء.

- وبدون هذه المقاييس من الممكن أن يظل الفريق يجرب أفكاراً مختلفة دون معرفة ما إذا كانت هذه الأفكار ساهمت في تحسين الأوضاع أو الأداء أم لا، فبدون وجود مقاييس واضحة ستكون النتائج عشوائية.

ما الذي يجب قياسه أولاً؟

- تختلف طبيعة الأعمال التجارية عن بعضها البعض، ويحتاج كل قسم ومهمة إلى نهج فريد، لكن في النهاية يمكن قياس كل شيء تقريباً.

- يتضمن ذلك عدد مكالمات المبيعات، حجم الإيرادات، الوقت المستغرق في أداء المهام، تكلفة الوحدة، والإنتاجية.

- يمكن تحديد الأولوية بالنسبة للعوامل التي يجب قياسها بناءً على القيم التي تهتم بها كل شركة.

- فإذا كانت الشركة على سبيل المثال تهتم بالجودة والكفاءة، سيكون من المهم في هذه الحالة قياس دقة كل قسم، ومدى سرعة إنجازهم للمهام.

- بمجرد تحديد الجوانب الأساسية المرجو قياسها، يتم اتخاذ قرار بشأن كيفية قياس هذه الجوانب، وهناك العديد من الأدوات التكنولوجية المتاحة حالياً لإعداد التقارير الجاهزة.

- توفر معظم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات، وإدارة علاقات العملاء، خيارات عديدة للتقارير الجاهزة.

- لذلك من المهم أن يختار رائد الأعمال الجوانب المهمة بالنسبة لشركته، ثم يبحث عن التقارير التي توفر له المعلومات المهمة، وأن يواصل رصد هذه الجوانب طوال الوقت.

- قد تفتقر بعض أنظمة الأعمال إلى القدرة على توفير مقاييس الجودة.

- ففي بعض الأحيان لا تستطيع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تقديم التقارير والمعلومات اللازمة، وقد توفر بيانات قديمة، ومن الأفضل في هذه الحالة أن يقوم رائد الأعمال بإجراء التحليل بنفسه.

الأرقام وتحسين الأداء

- يريد الأشخاص القيام بعمل جيد، لذلك فعندما يتم منحهم أهدافاً واضحة تقوم على مقاييس محددة، فإنهم يوجهون كل تركيزهم نحو تحقيق هذه الأهداف، ويعملون على الوصول إلى أعلى مستوى أداء، وبالنسبة لأولئك الذين يقاومون التغيير، أو كان أداؤهم ضعيفاً، يمكن تدريبهم.

- بشكل عام من المهم أن تُستخدم مؤشرات قياس الأداء بشكل متوازن يساعد على تحسين الأداء، دون أن تتحول هذه المؤشرات إلى كابوس بالنسبة للموظفين.

- إذا كانت بعض الشركات لا تزال تعتمد على ملاحظات المديرين وقراراتهم فقط، فقد حان الوقت لاستخدام مؤشرات قياس الأداء لتحقيق الأرباح، وتجنب تكرار الأخطاء.

المصدر: إنتربرنور