ما مزايا كشوف الرواتب غير الورقية؟

9 مزايا لكشوف الرواتب غير الورقية

الميزة

الشرح

1- توفير التكاليف

- خلص بحث أجرته جمعية المدفوعات الإلكترونية، وجمعية الرواتب الأمريكية إلى أن الإيداع المباشر يوفر عدة دولارات لكل عملية دفع رواتب.

- تساعد كشوف الرواتب غير الورقية أيضاً في تجنب ضياع الشيكات المرسلة في البريد، ومن ثم تجنب نفقات إعادة طبعها وإرسالها.

2- المدفوعات الضريبية

- ترسل العديد من أنظمة كشوف الرواتب غير الورقية إخطارات بشكل استباقي عندما يحين وقت إنشاء النماذج الضريبية، أو حتى إنشاء النماذج بشكل آلي.

- تتسم هذه الأنظمة أيضاً بإنشاء نماذج ضريبية أكثر دقة، بالإضافة إلى إعلام المستخدم بموعد دفع الضرائب، مما يجنبه أي عقوبات تأخير.

3- توفير الوقت

- كتابة الشيكات، والتوقيع عليها، وإرسالها بالبريد، كل هذه العمليات تستغرق وقتاً يمكن توفيره من خلال الاعتماد على أنظمة كشوف الرواتب غير الورقية.

4- ضمان حصول الموظفين على رواتبهم في المواعيد المحددة

- التسليم اليدوي أو إرسال الشيكات البريدية عبر البريد، يعني أن الممكن أن تتأخر رواتب الموظفين في حالة إغلاق مكاتب البريد خلال العطلات الرسمية، وهذا الأمر حتماً سيكون غير مريح بالنسبة للموظفين، ويمكن تجنب ذلك تماماً من خلال كشوف الرواتب غير الورقية.

- تمكن المدفوعات الآلية الموظفين من الحصول على رواتبهم في الوقت المحدد.

5- أمان البيانات والسجلات

- أصبح من الشائع الآن بشكل متزايد تخزين المعلومات الحساسة رقمياً، فاختراق النظام الإلكتروني أصعب من اختراق الأقفال، ومن ثم فهو أكثر أماناً.

- لا يحتاج التخزين الرقمي أيضاً إلى مرافق تخزين، ومن ثم إذا حدث أي حريق أو تلف في الموقع، ستظل السجلات آمنة.

6- مساحة تخزين كبيرة

- في حين أن جميع أنواع مرافق التخزين لها مساحة محدودة، فإن التخزين الرقمي ليس له حدود في التخزين، إذ تتيح أنظمة كشوف الرواتب غير الورقية مساحات تخزين غير محدودة.

7- حماية البيئة

- يتطلب إنتاج 100 ألف ورقة قطع ثماني أشجار، وفي حين تقوم الأشجار بامتصاص ثاني أكسيد الكربون، وتساعد في مكافحة التغير المناخي، فإن إنتاج الورق يؤدي إلى انبعاثات كربونية كبيرة، ومن ثم إذا أرادت أي شركة تقليل البصمة الكربونية، فعليها البدء في التخلي عن كشوف الرواتب الورقية.

8- سهولة الوصول

- باستخدام كشوف الرواتب الإلكترونية يمكن للموظفين بسهولة الدخول إلى كشوف الرواتب عبر الإنترنت، من خلال أجهزتهم المحمولة، وهو الأمر الذي لا يتوافر في حالة الكشوف الورقية.

9- دمج الأنظمة

- إذا قامت الشركة بالفعل بأتمتة نظام المحاسبة الخاص بها، لكنها لا تزال تصدر كشوف الرواتب يدوياً، فسوف تهدر الكثير من الوقت خلال عملية إدخال كشوف الرواتب في نظام المحاسبة، بينما يمكن دمج كشوف الرواتب غير الورقية مع نظام المحاسبة الإلكتروني، مما يوفر الكثير من وقت الشركة، ويقلل الأخطاء.