كيف يمكن زيادة الإنتاجية و تحقيق التوازن بين العمل والعائلة؟

طرق زيادة الإنتاجية و تحقيق التوازن بين العمل والعائلة

الطريقة

التوضيح

تحديد جدول زمني يناسب حياة الفرد

- يعد تحديد جدول يتم الإلتزام به يومياً أمراً في غاية الأهمية، ولكن الأهم من ذلك هو وضع جدولاً زمنيًا مصمم خصيصاً ليناسب حياة الفرد.
 

- هناك العديد من النماذج على الإنترنت، ويحاول بعض رواد الأعمال تقليد عادات وروتين رواد الأعمال الناجحين الآخرين، لكن هذا يعد نهجاً خاطئاً.

- يجب تحديد ما يحتاج الفرد لإنجازه كل يوم - داخل وخارج العمل - وتحديد جدول زمني يمكن الالتزام به على المدى الطويل.

- تكرار فعل شئ ما مراراً وتكراراً يجعل من السهل الاعتياد على فعله، ولا بأس من إجرء بعض التغييرات على الجدول من آن لآخر ليناسب احتياجات الفرد المتغيرة.
 

التخلص من جميع عوامل التشتيت من منطقة العمل

- يتعرض الفرد أثناء عمله من المنزل إلى الكثير من عوامل تشتيت الإنتباه والتي قد تعيق إنتاجيته وتحد من تقدمه، ولزيادة الإنتاجية لا بد من القضاء على كل عوامل التشتيت التي قد تؤثر عليها.

- يتطلب التوفيق بين الأعمال والأسرة الكثير من العمل من المنزل، بدءاً من المكالمات الجماعية ومكالمات الفيديو وانتهاءاً بإدارة الحسابات.
 

- يتطلب العمل من المنزل بشكل ناجح تخصيص الفرد منطقة مكتب منزلية خالية تماماً من جميع عوامل التشتيت، وعدم السماح بأية إلهاءات أو مقاطعات عندما يكون الباب مغلقاً.

- لا بد من الابتعاد تماماً عن العمل في غرفة المعيشة مع تشغيل التلفزيون أو في المطبخ لعدم تشتت الانتباه.
 

إعداد خطط وقوائم لكل المهمات

- عندما يبدأ الفرد يومه بخطة مكتوبة بالفعل، فإنه يصبح تلقائياً أكثر إنتاجية، لأنه لا يضيع الوقت في محاولة معرفة ما يجب القيام به بعد ذلك، لذا سيكون من المفيد التخطيط لكل شيء.

- يمكن إنهاء كل يوم بوضع خطط اليوم التالي من البداية إلى النهاية، فالقيام بتلك المهمة البسيطة يسمح للفرد بإنهاء أعماله في الوقت المناسب للمشاركة في الأنشطة العائلية والتفاعل مع أسرته.
 

تقدير الوقت

- عندما يفهم الفرد أن الوقت هو أثمن الأصول، يبدأ في تقديره بشكل أفضل، فالمهمات الجانبية كتلقي مكالمات غير مخطط لها أو السماح بإرجاء الاجتماعات قد يسبب ضرر كبير في إدارة الفرد لوقته.

- إذا كانت هناك حاجة لإلغاء مكالمة أو اجتماع أو تأجيله، فلا بأس، لأن هذا أحياناً ما يحدث، لكن لا يجب تعديل اليوم لملاءمة ذلك، بل يجب إعادة جدولته في يوم آخر.

- إذا لم يقدر الفرد قيمة الوقت، فإنه يحاول التأقلم مع تلك المتغيرات، وبينما يعتقد أنه يفعل الشيء الصحيح من خلال التكيف، فإنه في الواقع يؤذي نفسه ويخلق المزيد من العمل لها، لذا يجب الإلتزام بالجدول.

- يؤدي إجراء اجتماع عشوائي أو مكالمة غير مجدولة إلى إحداث خلل بالجدول وتتراكم المهام التي تم التضحية بوقتها في سبيل ذلك، مما يخلق أيضاً المزيد من العمل.
 

تعطيل الإشعارات غير الضرورية

- يعد الجوال وإشعاراته أكبر ما يضيع الوقت، ويسمح العديد من الأشخاص لجوالاتهم بإرسال إشعارات مما يستهلك وقت كبير من يومهم.

- في كل مرة يرى فيها الفرد ذلك الضوء الأحمر الصغير الذي ينذر بوصول إشعار، ويلتقت جواله على الفور لتفقده، فإنه يضحي بوقت ثمين يمكن أن يقضيه في القيام بمهام أكثر إنتاجية.
 

- مع حساب ذلك الوقت على مدار اليوم، يمكن إدراك كيف قد يؤدي الجوال إلى نتائج عكسية.

- هناك بعض الإشعارات الهامة جداً، ولكن العديد منها غير ضروري، كطلبات الصداقة على "فيسبوك" و"إنستجرام" و"تويتر" وغيرها من الإشعارات التي تسحب الفرد من عمله وتخفض إنتاجيته.

- يمكن تجنب ذلك بتعطيل جميع الإشعارات غير الأساسية، مما سيمنع مقدار التشتيت الذي يشكله الجوال، حتى لا يكون مصدر إلهاء ومثبط للإنتاجية.
 

التوقف عن القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت

- كثيراً ما يسمع الفرد أنه بحاجة إلى تعلم القيام بمهام متعددة في نفس الوقت ليكون رائد أعمال ناجح، ولكن هذا غير صحيح على الإطلاق.

- بدلاً من التوفيق بين مهام متعددة في نفس الوقت يمكن تركيز 100% من طاقة الفرد على مهمة واحدة وإكمالها، ثم الانتقال إلى المهمة التالية، وسيحسن ذلك من إنتاجية الفرد.

- بالطبع تتطلب بعض المواقف القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت، ولكن محاولة القيام بذلك عندما لا يكون ضرورياً سوف يبطئ الفرد ويعيق إنتاجيته فحسب.