نصائح تسهم في إدارة الوقت ورفع الإنتاجية

نصائح تسهم في إدارة الوقت ورفع الإنتاجية

النقطة

التوضيح

التخطيط لليوم التالي في المساء

يقول ماركوس جاكوبر المدير التنفيذي لشركة " Life Hacks Wealth" وخبير الاستثمار العقاري إنه قبل أن يذهب للنوم يستغرق بعض الوقت للتحضير لليوم التالي، حيث يلقي نظرة على جدول أعماله ويرى مواعيده وما إذا كانت لديه مواعيد نهائية أم لا، كما يقوم بإعداد قائمة مهام لليوم التالي.

الاستيقاظ مبكرًا

يقول بن جولد رئيس شركة الخدمات المالية الخاصة "كويك بريدج" إنه عندما يستيقظ الشخص مبكرًا يكون لديه المزيد من الوقت للتخطيط لليوم مسبقًا وإنجاز المهام في قائمة المهام مبكرًا، بحيث يكون هناك وقت للقيام بأشياء أخرى باقي اليوم.

تحديد الهدف الرئيسي

يرى توم موري المدير التنفيذي المتقاعد لشركة "كالفين كلاين" أن السبب الرئيسي الذي يجعل الأشخاص يهدرون وقتهم ويضيعون يومهم يتمثل في عدم وجود هدف رئيسي أمام أعينهم لتحقيقه، لذلك من المهم أن يحدد الشخص هدفًا رئيسيًا له.

اختيار 3 إلى 5 مهام من قائمة المهام يوميًا

تقول بري رينولدز التي تعمل أخصائية توظيف في شركة "فلكس جوبز" إنها توصي الآخرين دائمًا بإعداد قائمة مهام بسيطة وغير طويلة، ثم اختيار 3 إلى 5 مهام من بينها كل يوم لإنجازها، وبذلك يظل الشخص منتجًا دون أن ينهكه العمل.

ترتيب الأهداف حسب الأولوية

ينصح توم موري المدير التنفيذي المتقاعد من شركة "كالفين كلاين" بعمل قائمة بجميع الأهداف ثم ترتيبها حسب الأولوية، وتنفيذ المهام الأكبر والأصعب والأكثر أهمية أولاً.

تقسيم الأهداف إلى خطوات أصغر

ينصح توم موري بتقسيم الأهداف إلى خطوات أصغر يتم تنفيذها يوميًا، فعلى سبيل المثال إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة معينة خلال العام، فيمكن تقسيم السنة إلى شهور وأسابيع وأيام وبذلك يمكن للشخص معرفة ما يحتاج القيام به يوميًا لتحقيق هذا الهدف السنوي، ومن ثم يسهل عليه التخطيط بشكل يومي.

اختيار وقت معين للرد على البريد الإلكتروني

تقول الكاتبة سارة بليس إن الإنتاجية تتطلب أن يحافظ الشخص على تركيزه، لذلك تنصح بتحديد وقت معين للرد على رسائل البريد الإلكتروني، لأنه إذا قام الشخص بالرد على كل رسالة تأتيه عبر البريد الإلكتروني في حينها فلن يتمكن من فعل أي شيء آخر.

الحد من التشتت

يُوصي تيج سيمونسيك مدرب نمط الحياة في شركة " Ama La Vida" بالحد من المصادر التي تجعل الأشخاص مشتتين حتى يمكنهم الحفاظ على تركيزهم، ويعني ذلك الحد من تصفح مواقع التواصل الاجتماعي وإغلاق باب المكتب إذا لزم الأمر إذا كان الأشخاص يدخلون عادة لإجراء المحادثات.

أخذ عدة فترات راحة خلال اليوم

يشجع مدرب نمط الحياة تيج سيمونسيك عملاءه على أخذ عدة فترات راحة خلال اليوم لتجنب الشعور بالإرهاق، ويوصي سيمونسيك بضبط المؤقت بحيث يمكن للأشخاص أخذ فترات راحة قصيرة (خمس دقائق) بين فترات العمل (25 دقيقة عادة).