5 طرق تتبعها الشركات الكبرى لإدارة الاجتماعات بنجاح

5 طرق تتبعها الشركات الكبرى لإدارة الاجتماعات بنجاح

النقطة

الشرح

1- "تسلا" و"سبيس إكس"- تحضير شامل

- ربما يكون إيلون ماسك مؤسس شركتي "تسلا" و"سبيس إكس" رائد الأعمال الأكثر شهرة على الإطلاق، ويمكن أن تخفي طريقته الهادئة في المقابلات التلفزيونية طريقته الحازمة والمتشددة في العمل.
 

- كتب أحد الموظفين السابقين لدى شركة "تسلا" منشورًا على موقع كورا "Quora" قال به "يطلب ماسك من جميع الموظفين تحضيراً شاملاً قبل بدء الاجتماعات، وإذا طرح سؤال على أحد الموظفين، ولم يكن الموظف جاهزًا للإجابة عليه، فلن يكون الوضع جيدًا".
 

2- "أمازون" و"أبل" - حجم الاجتماعات

- لدى جيف بيزوس المدير التنفيذي لشركة "أمازون" قاعدة تُسمى "قاعدة البيتزتين"، فهو دائمًا ما يحرص على أن تضم الاجتماعات عددا قليلاً من الأشخاص حتى يضمن مشاركة الجميع بآرائه، فإذا كان عدد الأشخاص في الاجتماع أكبر من أن تكفيهم "اثنان من البيتزا" فهذا يعني أن عددهم كثير جدًا.

- يتبع ستيف جوبز المدير التنفيذي لشركة "أبل" قاعدة مماثلة في شركته، إذ يحرص جوبز على تقليص عدد الأشخاص في الاجتماعات بحيث يحضر الأشخاص الأساسيون فقط، ومن المعروف عنه أنه يطلب من الأشخاص مغادرة الاجتماع إذا لم يكن هناك داعِ لوجودهم.
 

3- "أبل" و"فيسبوك"- جداول أعمال صارمة أو مريحة

- عادة ما يُجري ستيف جوبز أحاديث ودية مع موظفيه في الاجتماعات، ويدير الاجتماعات بطريقة سلسلة تتيح مشاركة آخر المستجدات بشكل ودي، ويمكن للموظفين خلال هذه الاجتماعات طرح أي قضية ذات صلة.
 

- وعلى النقيض من ذلك تدير شيريل ساندبرج مديرة العمليات التشغيلية في "فيسبوك" الاجتماعات بطريقة صارمة، إذ تقوم بوضع علامة على عنصر تمت مناقشته، وإذا تم الانتهاء من مناقشة كل العناصر في القائمة قبل انتهاء الوقت المخصص فحينئذ تختتم ساندبرج الاجتماع.
 

- وفي حين قد تستفيد بعض الشركات من عقد اجتماعات بطريقة سلسة أكثر من ذلك، مما يتيح طرح أفكار جديدة ومناقشتها، يبدو أن "فيسبوك" تواصل النجاح دون الحاجة إلى ذلك.
 

4- "مايكروسوفت" و"ياهو"- مدة الاجتماعات

- يُفضل ساتيا ناديلا المدير التنفيذي لشركة "مايكروسوفت" عقد اجتماعات مدتها أربع ساعات مع فريق الشركة، لأنه يؤمن بأن إعلام الفريق بآخر المستجدات أمر صحي للشركة.
 

- على النقيض من ذلك تفضل ماريسا ماير المديرة التنفيذية لشركة "ياهو" عقد نحو 70 اجتماعًا قصيرًا كل أسبوع مدة كل منهم تتراوح بين خمس إلى عشر دقائق تقريبًا.
 

- ترى ماير أن الاجتماعات الصغيرة تجعل المناقشات مركزة أكثر وموجهة نحو إيجاد الحلول.
 

- ويعتمد طول الاجتماعات في النهاية على رؤية الإدارة العليا، فهي التي تحدد المدة المناسبة لكي تكون الاجتماعات أكثر فاعلية من أجل تحقيق أهداف الشركة.
 

5- "جوجل"- تعيين صانع قرار

- عندما أصبح لاري بيدج المدير التنفيذي لشركة "جوجل" للمرة الثانية عام 2011، قام بإرسال بريد إلكتروني للشركة كلها شرح خلاله كيفية عقد اجتماعات أكثر فاعلية.
 

- كانت إحدى القواعد الأساسية التي وضعها بيدج لتحقيق ذلك تتمثل في تعيين شخص مسؤول عن صناعة القرار، بحيث يتولى هذا الشخص مسؤولية الوصول إلى نتائج الاجتماع وتحديد مساره.