أفضل 8 طرق لقياس إنتاجية الموظفين بدقة

أفضل 8 طرق لقياس إنتاجية الموظفين بدقة

الطريقة

التوضيح

1- الإدارة وفقًا للأهداف

من أجل تطبيق هذه الطريقة بدقة ينبغي قياس الإنتاجية بطرق تكشف عن مدى مساهمة إنتاجية الموظف في تحقيق أهداف الشركة.

فإذا كان هدف الشركة زيادة الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 25% خلال العام المقبل، فمن المهم حينها تحديد نوع التدريب والحوافز اللازمة لضمان تأهيل الموظفين لتحقيق هذا الهدف، في حين أن الاحتفاظ بالعملاء سيتطلب تقديم خدمات عالية الجودة.

ولضمان قياس إنتاجية الموظفين بدقة، ينبغي تدوين ملاحظات حول أدائهم بانتظام، بالإضافة إلى توثيق معدلات الاحتفاظ بالعملاء.

ويجب أن تكشف تقييمات الموظفين السنوية أو نصف السنوية عن الإنجازات التي تحققت مثل خفض شكاوى العملاء بنسبة 20%.

كما يجب أن يجتمع الموظفون مع المشرفين على فترات منتظمة لمناقشة ما تم إنجازه، وحل المشكلات عندما تحدث.

ويساعد قياس الإنتاجية على مدار العام على إبقاء الموظفين مركزين على أهدافهم، كما يمكن تحديد ووضع أهداف السنة الجديدة مسبقًا.

2- القياس الكمي

تعتمد هذه الطريقة على قياس الإنتاجية وفقًا لعدد المنتجات التي يقوم الموظف بتصنيعها خلال فترة معينة، سواء كانت ساعة أو يوما أو شهرا.

وهي طريقة مناسبة جدًا للشركات الصغيرة، كما أنها بسيطة وموفرة للوقت للشركات الكبيرة.

ويمكن قياس الإنتاجية بها بسرعة من خلال برامج الإنتاجية أو جداول البيانات، للوصول إلى أرقام تكشف عن المكاسب أو الخسائر المتعلقة بالإنتاجية خلال فترة محددة.

كما يمكن قياس الإنتاجية من خلال عدد أو كمية المنتجات المُصنعة، أو من خلال القيمة المالية للمنتج أو الخدمة.

يجب أن يقيس هذا النوع مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في أنشطة مثل التدريب الوظيفي، وأوقات انتظار وصول المواد أو الأجهزة التي يجب إصلاحها، وغيرها من العوامل.

3- المردود الكامل (360 درجة)

تعتمد هذه الطريقة على قياس تعليقات زملاء العمل، ويمكن تطبيقها فقط في المؤسسات التي يتفاعل فيها الموظفون مع بعضهم البعض بشكل جيد.

يتطلب تقييم إنتاجية الموظف من قبل كل شخص يعمل معه يوميًا، من المديرين إلى العاملين في تكنولوجيا المعلومات إلى موظفي الاستقبال، حيث يشارك الجميع في إبداء تعليقاتهم حول  مدى مساهمة الموظف في تحسين إنتاجية الشركة.

تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل في المؤسسات الصغيرة، التي يعرف فيها جميع الأشخاص بعضهم البعض.

ومن أجل تحقيق نتائج دقيقة ينبغي تدريب الموظفين أولاً على تقديم تعليقات وآراء متوازنة وغير متحيزة، تعتمد على قدرات زملائهم في العمل وليس على المشاعر الشخصية.

4- قياس إنتاجية المبيعات

قد يكون من الصعب قياس إنتاجية المبيعات بدقة كاملة، بسبب وجود العديد من العوامل التي تؤثر على إنتاجية موظف المبيعات.

ويمكن البدء بتسجيل إنتاجية موظفي المبيعات خلال فترة محددة من خلال:

- قياس إجمالي المبيعات خلال تلك الفترة، والمبلغ الإجمالي الذي حققته  المبيعات.

-  عدد المكالمات للعملاء الحاليين.

- عدد المبيعات للعملاء الحاليين.

-عدد العملاء الجدد.

- عدد المكالمات للعملاء المحتملين.

- حجم النفقات لكل عملية بيع أو اكتساب عملاء جدد.

ويجب تسجيل هذه الأرقام بانتظام باستخدام برامج معينة أو جداول البيانات، كما أن هناك عوامل أخرى يجب قياسها مثل اتجاهات النمو الحالية والتغييرات التي تحدث في السوق.

5- قياس إنتاجية الخدمات

تقوم بعض شركات الخدمات بقياس الإنتاجية من خلال حساب عدد المهام المنفذة أو عدد العملاء الذين تقدم إليهم الخدمات خلال اليوم أو الساعة، بينما تقوم شركات أخرى بقياس سرعة تقديم المنتجات أو الخدمات وآراء العملاء.

ويمكن قياس إنتاجية خدمة العملاء بطرق عديدة مثل:

- المدة التي تستغرقها خدمة العميل (مثل أوقات انتظار المكالمات)

- المدة المستغرقة لإنجاز طلب العميل.

- معدلات الاحتفاظ بالعملاء (النسبة المئوية للعملاء الذين يعودون ولو مرة واحدة على الأقل).

- عدد مرات إرجاع المنتجات.

- عدد شكاوى العملاء التي يتم تلقيها خلال فترة معينة.

6- قياس إدارة الوقت

تقيس هذه الطريقة إنتاجية الموظفين من خلال تحديد الوقت الذي يستغرقه الموظفون لإتمام مهامهم، والوقت المهدر بسبب الظروف المرضية أو الإجازات أو المحادثات غير المتعلقة بالعمل، أو التشتت الناتج عن وسائل التواصل الاجتماعي.

يمكن أن تساعد هذه الطريقة الموظفون والمديرين على وضع أهداف للحد من إهدار الوقت، ويمكن استخدام عدد من البرامج لقياس الوقت الذي ينفقه الموظفون على الإنتاج أو يهدرونه بدقة مثل:

- iDoneThis: هو برنامج يرسل بريدا إلكترونيا للموظف في نهاية كل يوم عمل، ويرد الموظف برسالة أخرى يذكر فيها المهام التي أنجزها خلال اليوم، وبذلك يتم رصد إنتاجية الأشخاص يوميًا.

- Knowledge Sync: برنامج يرسل رسائل تحذيرية للإدارة في حالة وجود شكاوى للعملاء أو فواتير متأخرة أو جداول بيانات لم يتم تقديمها في الوقت المحدد.

7- قياس الإنتاجية بالأرباح

يمكن استخدام الأرباح كأداة فعالة لقياس إنتاجية الفريق، وقد أصبح هذا النوع من القياس الطريقة المفضلة للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة.

وتركز هذه الطريقة على النتيجة النهائية وحجم الأرباح التي حققتها الشركة، بدلاً من رصد إنجازات الموظفين، وتضمن عدم حرمان الموظف من التفكير والعمل المبتكر، أو إهدار جزء كبير من وقت الإدارة.

يمكن معرفة النتائج من خلال معدل فعالية الفريق، عبر قياس حجم الربح الإجمالي الذي تحققه الشركة مقابل الأموال المنفقة على المرتبات، وهي طريقة أفضل من قياس الربحية وفقًا للوقت، لأنها تعكس عمل الفريق بشكل أكثر ذكاءًا، وليس لوقت أطول.

8- قياس جودة المهام المكتملة

تعتمد هذه الطريقة على التركيز على النتائج ومدى جودة المهام التي نُفذت، بدلاً من رصد العادات والسلوك خلال العمل.

ويمكن تقسيم المشروعات إلى مهام فردية يُكلف بها الموظفون الأكثر قدرة على تنفيذها، ويستمر ذلك الأمر حتى تكتمل المشروعات.

وهناك عدد من البرامج التي تساعد المديرين في رصد المشروعات وتنفيذ المهام مثل "Producteev" و"Atlassian".