ماذا تفعل الشركة مع العميل "المتعثر" في الدفع؟

إجراءات التعامل مع العميل "المتعثر" في الدفع

الإجراء

الشرح

1-  تشديد عملية دفع الفواتير

- أول خطوة ينبغي تنفيذها هي مراجعة عملية دفع الفواتير، ووضع "نظام للتحصيل".
 

- أيضا ينبغي الانتباه إلى وضع موعد معين للتحصيل وبنود وشروط وأيضا جزاءات عند التأخير، وإعداد آلية محددة بشأن أسلوب تواصل أقسام الشركة.

- دون عملية متابعة واضحة "تُفقد" الفواتير بسهولة أو تتعرض للإهمال وسط مهام العمل المختلفة.

- لتنفيذ ذلك على الوجه الأكمل ينبغي لصاحب العمل التأكد من رسم الإجراءات بشكل مقبول على الورق أولا ثم متابعة الإجراءات على الأرض.

2- إرسال تنبيهات

- إذا تأخر العميل عن الدفع بضعة أيام بعد الموعد فمن الأفضل إخطاره ويمكن البدء برسالة بريد إلكتروني تذكره مثلا بطريقة الدفع.

- إن لم تنجح المحاولة يمكن إرسال رسائل بريد إلكتروني أخرى وخطابات رسمية وأيضا الاتصال على الهاتف.

- إن لم تفلح كل هذه الوسائل، فعند الضرورة يمكن للشركة أن تحذر العميل باتخاذ إجراء قانوني إذا ظلت الفواتير على حالها.

- تدرج الإجراءات مهم لأنه يثبت أن الشركة تفترض حسن النية (النسيان مثلا) كما تجعل الشركة تحت ضغط حتى تنتهي من تحصيل المال.

3- تغيير الشروط والأحكام لأفضل (وأسوأ) العملاء

- إن واجهت الشركة عملاء "لديهم مشكلات" وآخرين يدفعون الفواتير في مواعيدها فمن الأفضل أن تدرس وضع خطة شروط وأحكام مختلفة بشأن الدفع.
 

- على سبيل المثال إن اعتاد عميل الدفع متأخرا فيمكن للشركة أن تغير الشروط والأحكام الخاصة به.

4- قبول أكثر من طريقة للدفع

- قد لا يرغب بعض العملاء في الدفع في الوقت المحدد لأن ظروفهم لا تسمح بذلك، ربما لديهم مصاعب بشأن السيولة النقدية.

- يمكن بسهولة حل مشكلة كهذه بعرض خطط دفع بديلة ومنها على سبيل المثال تقسيم الفاتورة الضخمة إلى "ثلاثة أو أربعة أقساط".

- أيضا يمكن الدخول في دردشة جادة مع العميل بشأن عدم استطاعته على الدفع في الموعد المحدد، وإن علمت الشركة بأساس المشكلة فسيسهل عليها إيجاد الحل.
 

5- التخلص من العملاء المثيرين للمشاكل

- إن كان للشركة مجموعة من العملاء الذين يثيرون المتاعب بشكل مستمر فمن الأفضل للشركة النظر في إلغاء تعاملها معهم بشكل نهائي.

- بالنسبة للشركات التي لا تزال في طور النهوض قد يبدو ذلك هدرا للإيرادات لكن ينبغي النظر أيضا إلى أنها لن تحصل على هذا الإيراد بشكل منتظم.

- إذا أغلق عميل كل أشكال التواصل، فإن عملية إلغاء اشتراكه سهلة لأنه ينتظر إنهاء التعامل في الأصل.

6- اتخاذ إجراء قانوني

- إذا استنفدت الشركة كل الوسائل الممكنة لتحصيل الفواتير "المتأخرة" فعليها اللجوء إلى القضاء كملاذ أخير.

- تجمع الشركة أكبر قدر من المعلومات وتتصل بمحام لبحث أفضل السبل.

- المبلغ المتأخر تحصيله قد لا يساوي قدر الوقت والمال الذي سينفق على الإجراءات القانونية ولذلك ينبغي دراسة الخيارات المتاحة جيدا.